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会计基础工作规范

第一章 会计基础工作规范
一、票据制作规范
1、取得外来原始单据必须保证其真实、合法、要素齐全,具体包括:票据本身的真伪,原始单据的名称,填制单据的日期和经济业务发生的日期,填制单位的名称、公章和填制人的姓名,经办人或责任人的签名或盖章,接受单据单位的名称,经济业务的内容、实物数量、单价和金额,从个人取得的原始单据应有填制人员的签名或盖章;有些特殊的原始单据,出于习惯或使用单位认为不易伪造,则不加盖公章,但应有固定的特殊标志,如飞机票、火车票、汽车票等。
2、自制原始单据的填制要求:
反映的经济业务必须真实可靠;自制原始单据必须有经办单位负责人或指定的人员签名盖章,对外开出的原始单据,必须加盖单位公章;填制内容准确完整;填制及时、书写清楚。
3、原始单据的附加要求:
凡填有大写或小写金额的原始单据,大写和小写金额必须相符;购买实物的原始单据,必须有验收或收到证明;支付款项的原始单据,必须有收款单位和收款人的收款证明以及相应领导批准支付的签章;  
4、票据粘贴规范:
(1)、在粘贴单上,自右向左正面向上依次分类均匀粘贴,粘贴时不能覆盖票据内容,右边不能超出粘贴单长度,左边不能超过装订线,上下不能超过粘贴宽度,票据较大时,应当整齐折叠。
(2)、粘贴后,上附报销审批单,审批单上应注明:报销内容、单据张数、合计金额等内容。
(3)、票据较多时,应分页粘贴。
二、票据审核规范
真实性和完整性复核,包括以下内容:
a、经济业务的当事单位和当事人必须是真实的。包括出具原始单据的单位,接收单据的单位,填制原始单据的责任人,取得原始凭证的责任人都要据实填写。
b、 经济业务发生的时间、地点和填制凭证的日期必须是真实的。
c、经济业务的内容必须是真实的。
d、经济业务的量必须是真实的。
e、原始凭证应具备的要素必须是完整的。
合法性复核:就是要按会计法规、会计制度和计划预算办事。复核单据所反映的经济业务是否合法合规,是否符合有关政策、制度的规定和计划要求,是否符合审批权限和手续。
三、票据账册装订规范:
1、会计凭证的装订:
1)、会计凭证应每月10号前装订,按年分月妥善保管归档。
2)、会计凭证装订前的准备工作:
分类整理,按顺序排列,检查日期、编号是否齐全;
摘除凭证内的订书钉、大头针、回形针,对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小,且要避开装订线。
整理检查凭证顺序号,如有颠倒要重新排列,发现缺号要查明原因并在编号单上注明。检查附件有否漏缺。
记账凭证上的印章是否齐全。
科目汇总表和编号单要装订在第一本凭证的首页。
2、会计凭证装订的要求:
用“三针引线法”装订;
凭证外面应加牛皮纸封面,封面规格略大于记账凭证;
装订凭证厚度一般1.5厘米;每本封面上填写好凭证种类、凭证编号、起止号码、会计主管和装订人员签章。
装订好的凭证背面线结处粘贴封签并加盖财务主管印章。
3、会计账簿的装订:
实行电算化的单位,要求次年3月底前用A4纸打印会计账簿,并连续编号,经审核无误,在启用表皮加盖单位印章,粘贴印花税,加牛皮纸封面,装订成册。
4、会计报表的装订:
会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全;
会计报表装订顺序为:会计报表封面、会计报表编报说明(附注)、按会计报表的编号顺序排列的报表、会计报表的封底。
装订后按照所装订报表的顺序填写封面并加盖经办人和会计主管印章。
5、台账、分析的装订:
每月15号前,应打印上月台账和经营分析,并加盖封面,装订成册。   
6、银行对账单及余额调节表等装订
每月进行银行对账并编制银行存款余额调节表后,装订成册,装订顺序为:月度银行存款余额调节表,银行对账单。发生业务较多的单位应分行装订,业务较少的可合并装订。
每年结束,应将银行对账单及余额调节表按月份顺序装订。
7、各类税务资料的装订
1)、增值税发票、运输发票、收购发票抵扣联每25份装订一本。不准混订、跨月装订。使用税务机关抵扣凭证专用封面,并准确填写封面内容。
2)、电脑版增值税发票存根联按照发票号码顺序每25份装订一本。使用税务机关专用封面,并准确填写封面内容。
3)、增值税一般纳税人每年按月份顺序,装订增值税纳税申报表及其附列资料和附表,使用税务机关专用封面。并保存好每月申报软盘,每年刻录光盘。
4)、企业所得税申报资料每年按月份顺序装订,装订顺序为:所得税纳税申报表、城市建设维护税纳税申报表、教育费附加纳费申报表、年度所得税汇算清缴表。
5)、其他税收纳税申报表每年按月份顺序分别装订。
四、记账凭证制作、账册登记、报表编制规范。
一)、 记账凭证制作规范:
1、记账凭证的要素包括:日期、编号、经济业务的摘要、会计科目、记账符号、附件张数以及制单、稽核、记账和会计主管的签名或印章。
2、记账凭证填制要求审核无误、内容完整、连续编号、经济业务类型相同。具体要求包括:
①除结账和更正错误,记账凭证必须附有原始凭证并注明所附原始凭证的张数。但报销差旅费等的零散票据,可以粘贴在一张纸上,作为一张原始凭证附在一张主要的记账凭证后面。
②一张原始凭证所列的支出需要由两个以上的单位共同负担时,应当
由保存该原始凭证的单位对另一单位开具原始凭证分割单、并附原始凭证复印件。
③记账凭证编号每月从1号编起,顺序编至月末。
④填制记账凭证如果当时发现错误,应当重新填制,不允许刮擦、挖补。
⑤如果事后发现记账凭证金额与所附原始单据金额不符,应根据差额补制记账凭证,并在摘要栏内注明“补制×年×月×号凭证”;发现科目运用错误,应补制科目调整凭证,并在摘要栏内注明“调整×年×月×号凭证”。
⑥记账凭证填制完经济业务事项后,如有空行,应当在金额栏自最后一笔金额数字下的空行处至合计数上的空行处划线注销。
⑦正确编制会计分录并保证借贷平衡。
⑧摘要表述简短精练、与原始凭证内容一致。
3、记账凭证书写的要求字迹清晰、工整。具体包括:
①阿拉伯数字不得连笔写、数字整齐、间隔空隙均匀、保持一定斜度(60度左右),数字的高度占凭证横格高度的1/2并靠底线书写。
②汉字大写数字的书写应工整、规范,不得任意自造简化字。
二)、会计账簿的登记规范
登记会计账簿首先要审核记账凭证的合法性、完整性和真实性。具体要求包括:
1、准确完整,做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。
2、记账后在凭证上注明记账符号,以免发生重记或漏记。
3、书写留空,保持一定斜度(60度左右)。数字的高度占横格高度的1/2并靠底线书写。
4、正常记账使用蓝黑墨水,不得使用圆珠笔或者铅笔书写。
5、下列情况应用红色墨水记账:
①登记红字冲账的记账凭证。
②在不设借贷等栏的多栏式账页中,登记减少数。
③在三栏式账户的余额栏前,如未印明余额方向的,在余额栏内登记负数余额。
④在“应交税金—应交增值税—已交税金”专栏中用红字登记退回多交的增值税额。
6、顺序连续登记
各种账簿按页次顺序连续登记,不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页,应当将空行、空页划线注销,或者注明‘此行空白’、‘此页空白’字样,并由记账人员签名或者盖章。
7、结出余额
凡需要结出余额的账户,结出余额后,应当在‘借或贷’等栏内写明‘借’或者‘贷’等字样。没有余额的账户,应当在‘借或贷’等栏内写‘平’字,并在余额栏“元”位用‘θ’的符号表示。月末余额应登记在本月最后一笔经济业务的余额栏内。现金日记账和银行存款日记账必须逐日结出余额。
8、过次承前:
每一账页登记完毕结转下页时,应当结出本月初起至本页末止的发生额合计数及余额,写在本页最后一行和下页第一行有关栏内,并在摘要栏内注明‘过次页’和‘承前页’字样。
9、定期打印:
实行电算化并甩掉手工记账的单位,总账和明细账应当每年打印。日记账应保留手工记账,并每月打印,与库存现金核对无误。
10、根据凭证汇总表定期登记或月终一次登记总账,由各单位根据实际情况和业务量自行确定。
11、各种明细账应根据记账凭证每天进行登记。
12、日记账应当根据办理完毕的记账凭证,随时按顺序逐笔登记,每日结出余额。银行存款日记账应按原始单据逐笔登记并登记原始单据后四位号码,便于同银行对账单核对。
13、会计记录错误的更正方法:
①划线更正法。如发现文字或数字记错时,应采用划线更正法,数字错误应全部划线更正。经办人在划线的一端盖章。
②红字更正法。当年内发现记账凭证所记的科目或金额有错时,可以
采用红字更正法进行更正。并在摘要栏内注明“更正×年×月×号凭证”。
③补充登记法。如果登记账薄金额小于记账凭证填写的金额,可采用补充登记法进行更正。并在摘要栏注明“补充×年×月×号凭证少记金额”。
14、对账及盘点:
各单位应每月将会计账簿记录的有关数字与库存实物、货币资金、有价证券、往来单位或个人等进行相互核对,保证账证相符、账账相符、账实相符。
15、结账:
月末,必须将本期内所发生的各项经济业务全部登记入账并结出每个账户本月、本年发生额和期末余额。在摘要栏内加盖“本月合计”、“累计”印章,并在“本月合计”、“累计”下面通栏划单红线。年末累计应加盖“本年累计”印章,并在下面划双红线。
16、特殊要求:
①如果账户当月只发生一笔经济业务,结账时,只要在此行记录下划一单红线,不需另结出“本月合计”数。
②年度终了,要把各账户的余额结转到下一会计年度,并在摘要栏注明“结转下年”字样;在下一会计年度新建有关会计账簿的第一余额栏内填写上年结转的余额,并在摘要栏注明“上年结转”字样。不需要编制记账凭证。
③一般来说,总账、日记账和多数明细账应每年更换一次。但有些财产物资明细账和债权债务明细账,由于材料品种、规格和往来单位较多,更换新账时,重抄一遍工作量较大,可以跨年度使用,各种备查账簿也可以连续跨年度使用。
五、财务支付及成本费用列支审核规范
外来凭证
(一)、外来凭证审核总体要求:
1、票据真伪。
2、是否已按规定程序审批。
3、费用计算是否正确。
4、票据填制是否符合会计基础工作规范要求。
(二)、增值税专用发票
1、销货单位名称、地址、电话、税号、帐号等是否齐全,发票专用章是否清晰,不能覆盖销货单位信息及小写金额。经办人签章是否完整。购货单位名称、地址、电话、税号、帐号等是否与本单位一致。
     2、发票号码与密码区号是否一致,密码是否打出密码区。
3、产品的名称、规格、数量、单价、金额是否正确。与请购单据是否一致,与验收单是否一致。税率运用是否正确。
4、取得红字发票应审核该发票所列产品的名称、规格、数量、单价、金额是否与所退货物一致。
(三)、普通发票
1、普通发票的开具要求
(1)、填开发票时,必须内容真实,字迹清楚,项目填写齐全;
(2)、手写发票必须整本使用,不得拆本使用发票;
(3)、按发票规定范围填开,不得自行扩大使用范围;
(4)、在规定的区域内填开,未经批准不得跨市、县携带空白发票填开;
(5)、按发票号码顺序逐个栏次填开,不得跳号、漏号或简略填开发票;
(6)、按照规定的时间顺序填开,不得提前或推后时间填开发票;
(7)、全套发票必须一次性填开,不得分开联次单张填写,且各联的内容和金额要一致;
(8)、如实填开发票,不得变更品名和金额;
(9)、按发票版面限额填开,不得超面额填开;
(10)、开票后要加盖单位发票专用章或财务专用章,填开人员要签名;
(11)、不得转让、转借、代开发票,填写有误的发票,不得再涂改使用,应当整份保存,并在各联发票上注明“作废”字样;
(12)、要完整、准确填写发票封面上记载的用票具体情况并按要求统计发票开具金额;
(13)、按照税务机关的规定存放和保管发票,不得擅自损毁。
2、发票开具后发生退回的处理
(1)、销货方发票未入账,购货方发票也未入账的,销货方收回发票并注明“作废”字样,与存根联及其他联次一起粘贴备查;
(2)、销货方发票已入账,购货方发票也未入账的,则必须收回发票联,开具蓝字退货入库单,方可开具相同内容的红字发票(开票日期除外),红字发票记账联撕下作为入账凭证,其余联次不得撕下,收回的发票联粘贴在红字存根联后面以备核查;
(3)、购货方发票已入账,销货方发票不论是否入账,销货方必须取得购货方主管税务机关出具的有效书面《进货退回及索取折让证明单》填制蓝字退货入库单后,方可开具相同内容的红字发票;《企业进货退回及索取折让证明单》必须记载与发票和销货内容一致的事项,以及退货的原因,该证明单附在红字记账联后入账。销货方以购货方出具的《进货退回或折让证明》和退回商品入库单、红字发票记账联为原始凭证进行相应的账务处理。
3、对普通发票的审核
(1)、审查手写发票是否直接填写,使用双面复写纸的发票无效、电脑打印的无效;
(2)、审查电脑发票是否为电脑打印,手写无效;
(3)、审查发票的开具是否符合普通发票的开具要求,发票与业务性质是否相符。
(4)、销货单位发票专用章是否清晰,开票及收款等经办人签章是否完整。
(5)、购货单位名称是否与本单位全称一致,日期是否正确。
(6)、产品的名称、规格、数量、单价、金额是否正确,金额大小写是否一致,与请购单据是否一致,与验收单是否一致。
(四)、行政事业单位发票
1、向事业、行政单位支付费用时,应取得行政事业收费基金统一发票。
2、开票单位专用章是否清晰,开票及收款等经办人签章是否完整。
3、购货单位名称是否与本单位一致。
4、服务项目的名称、单价、金额是否正确,大小写是否一致,与申请单据是否一致。
(五)、运输发票
1、发货单位名称、地址、电话、税号、帐号等是否齐全,发票专用章是否清晰,经办人签章是否完整。
2、接货单位名称、地址、电话、税号、帐号等是否与本单位一致。
3、劳务的日期、品名、里程、起运地、到达地、费率、金额是否正确齐全。
(六)、专用发票(如水、电发票)
1、审核发票台头是否为本单位。
2、审核收费期间有否重复,所属月份是否正确。
3、审核发票是否与通知单一致。
4、服务项目的名称、单价、金额是否正确,大小写是否一致,是否盖有发票专用章。
(七)、其他
    1、火车票、机票、汽车票、船票等凭证是否规范,是否按要求取得,应由当事人详细填明。
2、过桥费、过路费、养路费票据是否规范,是否与实际业务相符。
(八)、收据
1、是否有收款经办人签章。
2、是否有收款单位财务专用章。
自制凭证
(一)入库单、领料单
1、具体负责人签批手续是否齐全。
2、入库是否附有相应的卫生检验部门的单据,领料单是否经有关生产部门主管批准。
3、品名、规格、数量等要素书写是否齐全。
4、是否连续编号。
(二)工资发放表
1、是否有造表人员、项目经理、人力资源部审核签字。
2、个人所得税计算是否正确。
3、欠款是否及时扣回。
4、发放现金的,是否有领款人签字。转银行的,是否与银行单据相符。
(三)出差借款单:
1、是否按规定项目填写。
2、是否按规定程序审批。
3、以前借款是否偿还,是否报账。
4、借款人与申请人填报是否一致。
(四)成本计算单
1、项目要素是否齐全。
2、计算方法是否合理。
3、汇总是否正确。
4、相关原始记录是否相符。
5、是否有经办人签字。
(五)、折旧计提、费用分摊表:
1、要素是否齐全。
2、计算方法是否合理。
3、汇总是否正确。
4、相关原始记录是否相符。
5、否有经办签字。
第二章 电算化基础工作规范
     总   则
第一条  为全面顺利实施会计电算化,提高会计核算和财务管理水平,保证会计信息及时、准确、完整、安全、保密,制定本规定。
第二条  双汇集团下属公司在实施会计电算化过程中,应按照本规定执行。
第三条  实施会计电算化需明确以下岗位及责任:
(一)、电算化主管:负责会计电算化系统运行的全面协调、组织和管理工作,指导会计电算化初始建账工作。
(二)、填制会计凭证:负责正确无误地输入记账凭证和原始凭证等会计信息,制证后打印出记账凭证并转稽核人员。
(三)、凭证稽核:负责对输入计算机的会计数据(包括记账凭证和原始凭证)和制证人员打印出的记账凭证及原始凭证进行审核,并负责把所审核的凭证按凭证编号顺序整理成册,传递给记账人员(传递方法适用于计算机记账与手工记账并行阶段)。
(四)、记账(适用于计算机记账与手工记账并行阶段):负责手工登记会计账薄,并与计算机内的账薄进行核对,保证手工会计账簿与计算机内的账簿相互一致。
(五)、会计报表的编制、合并、打印:负责会计报表的编制、合并(汇总),并及时打印输出。
(六)、电算化系统管理:负责保证计算机硬件、财务软件的正常运行,清除计算机及网络内的病毒,保证财务数据安全,做好财务数据的维护,务必做到每天对财务数据进行备份。定期做好对财务软件的延续升级及计算机设备的维护与更换工作。
(七)、电算化审查与监督:负责计算机及财务软件的系统运行,防止和监督某些会计人员利用计算机进行舞弊和犯罪活动。
会计电算化操作
第四条 上机操作人员要按正确的方法操作计算机和财务软件,不得粗暴使用计算机和财务软件。
第五条 确定上机操作人员对会计软件的操作内容和权限,对操作人员的操作密码要严格管理,操作员要定期或不定期的更改自己的操作密码,并报电算化主管备案,未经授权的人员严禁上机操作财务软件。
第六条  严格控制未经审批、审核的原始凭证输入计算机,严禁将未经稽核会计审核的记账凭证登记入计算机内的账簿。
第七条  系统管理员要严格分配财务软件操作人员的权限,权限要按岗位进行分配。删除和作废凭证的权限只能分配给系统管理员,审核的权限只能分配给凭证稽核人员。严禁非法修改和删除财务数据和财务软件。
第八条  操作人员操作完财务软件,离开计算机时,要及时正确关闭财务软件,以免损坏财务软件和财务数据,防止他人非法修改和删除而造成财务数据的混乱。
电算化凭证的制作、传递及登记
第九条  记账凭证的填制应符合如下规定:
(一)、严格依据原始凭证进行填制,会计科目和辅助信息运用要准确无误;
(二)、一套业务要制作一套凭证,不准多套业务制作在一套凭证上;
(三)、要按先借后贷的规则制作和打印输出凭证;
(四)、要按照凭证上打印出的分录顺序排放附件,并准确填写附件张数;
(五)、会计人员不得擅自增加科目、单位、部门和个人,确需增加时,要与计算机管理员及该科目的记账人员共同增加;
(六)、对需要填制数量和单价的,要保证数量和单价的正确性,且用数量金额式打印出凭证。对于需要输入单据号或其它辅助信息的,要正确输入辅助信息,以便于查找和对账;
(七)、如果保存后的记账凭证发生错误,应在当前凭证上修改,严禁删除该凭证。否则,将造成已记账凭证号码混乱;
(八)、未能通过稽核会计审核的记账凭证,制单人员要及时修改、及时打印输出并交给稽核会计审核,以免影响稽核会计及时审核和整理;
(九)、会计人员打印会计凭证时,要正确选择打印机、正确安装纸张,减少不必要的纸张浪费。
第十条  记账凭证的传递及登记按如下方法进行操作:
(一)、会计将制作的记账凭证及时交给稽核会计审核,稽核会计审核无误后,将记账凭证按序码排列成册,用纸张和橡皮条捆扎,并在纸张上注明记账凭证的起始号码和凭证册数;
(二)、稽核会计将排列成册的记账凭证按册子序号的顺序发给出纳,由出纳先行记账,出纳应及时记账,当天发给的凭证当天必须记完,不得压留凭证而影响他人记账;
(三)、出纳记完账后,应及时将凭证按凭证序号传递到存放凭证的柜子中整齐排放;由其它岗位会计进行记账,其它岗位会计记过账后,也应按凭证序号整齐排放在放置凭证的柜子中;
(四)、每一位会计进行记账时,应按凭证序号逐册查找自己负责登记的会计科目进行记账。记账完毕后,应在所记科目后面的账页栏中打“√”以示已经记账。负责登记每一张凭证上的第一个会计科目的记账会计,应当在该凭证下面的“记账”后面加盖自己的印章;
(五)、每一位记账会计登记完当天的凭证后,应将所记最后一册凭证的最后一个凭证号码记录下来,以备下一次记账时按此号码顺序进行记账;
(六)、在凭证传递和记账过程中要爱惜凭证,保持凭证的清洁完整,严禁丢失记账凭证、原始凭证及错号乱号排列。各岗位会计人员在查找自己所登记的会计科目时,应对每册凭证中的凭证序号进行核对,发现错号、漏号时,应立即向计算机管理员和稽核会计报告,以便查找原因;
(七)、每一位记账会计记过账后,应将凭证附件按原来的顺序进行排放,并按稽核会计叠制的格式进行叠制。
计算机硬件、软件和财务数据管理
第十一条  计算机系统管理员要维护设备的安全和系统的正常运行,对设备要经常进行保养,以防意外事件的发生。
第十二条  确保财务数据和财务软件的安全、保密,防止财务数据和财务软件被非法修改和删除,并对财务数据实行多渠道、多形式的备份与存放,确保财务数据的安全。
第十三条  对正在使用的财务软件进行升级和对服务器等硬件设备进行更换时,要有一定的审批手续。在财务软件升级和硬件设备更换过程中,要保证财务数据的连续性和安全性,并由有关人员进行监督。
第十四条  要健全计算机硬件和财务软件出现故障时进行迅速排除的管理措施,确保财务数据的完整性和延续性。
第十五条  建立必要的计算机防病毒措施,由系统管理员定期或不定期的进行查杀病毒。
会计电算化档案管理
第十六条  记账凭证、会计账簿、会计报表及其它会计资料是重要的会计档案,要分别以计算机打印的书面格式和保存在计算机内或其它介质内的存放形式存放。
第十七条  要严格按照《会计档案管理办法》有关规定对电算化会计档案进行管理,做到专人负责、专人保管。
第十八条  对财务电算化档案要做好防火、防潮和防尘等工作。
第十九条  采用刻录光盘保存的会计档案,要定期进行检查,防止光盘损坏而使会计档案丢失。刻录光盘应一式两份,分别在本单位和财务中心留存。
第二十条  财务软件的全套文档资料和财务软件程序视同会计档案保管。
附   则
第二十一条   本规定对各会计岗位的职责要求是针对会计电算化操作提出的,《企业会计制度》、《会计准则》和内部财务管理制度对会计岗位另有规定的,从其规定。
第二十二条   该规定下发后,各公司财务人员应认真学习、掌握和执行,确保双汇集团财务电算化成功实施。凡不按此规定执行者,视情节轻重对责任人进行处理或追究法律责任。
第三章 会计档案管理规范
企业的财务资料包括企业注册登记资料、会计档案、税务资料、审计资料等。以上财务资料应按照保管期限妥善保管。
1、企业注册登记资料
企业的注册登记资料包括营业执照、税务登记证、税务登记表、组织机构代码证、法定代表人证书、卫生许可证、生产许可证、批准证书、开户许可证、外汇登记证、贷款卡、海关登记证、进出口资格证书、合同、章程、可行性研究报告以及其他批准开业资料。以上资料需永久保存,定期年检。
2、会计档案
会计档案包括会计凭证、会计账簿、会计报表、银行对账单及余额调节表、往来账对账调节表、审计报告、董事会、股东会决议、验资报告、财务分析报告以及需单独存放的原始单据。
会计凭证保管期限为15年;工资明细表等会计凭证附注凭证也应按会计凭证保管年限保管。
会计账簿保管期限为15年,其中现金和银行存款日记账保管期限为25年,涉及外事的会计账簿永久保存;
财务指标快报保管期限为3年,月、季度会计报表保管期限为5年,年度会计报表及年度财务分析报告永久保存;
银行存款余额调节表和银行对账单保管期限为5年;
会计档案移交清册保管期限为15年, 会计档案保管清册及会计档案销毁清册永久保存。
每年度的审计报告,董事会、股东会决议,每次验资报告,应永久保管。
3、税务资料
税务资料包括发票领购本(包括防伪税控IC卡)、未使用发票、发票存根、抵扣凭证、税务申报资料、年度所得税汇算资料、出口货物免、抵、退审批表、各种税收优惠申报资料、资产报损报批资料以及其他各类请示、批复资料等。
以上税务资料,普通发票存根保管期限为5年;一次领用增值税发票两个月必须使用完,剩余发票到税务局缴销;其他资料保管期限不低于10年。
保管到期的税务资料销毁必须经税务机关批准,监督销毁。抵扣凭证、出口货物审批表、税收优惠及财产损失的审批资料必须按规定保管,否则相应的进项税不得抵扣、已减免的税款必须补缴。
4、磁性介质(含光盘等,下同)档案:
磁性介质档案包括税务电子信息、电算化信息等。
以上磁性介质信息应每天由专人负责进行备份,备份存储介质分两处保管,保管期限同对应的文档资料保管期限。
5、日常档案管理要求:
各单位财务应将以上各类档案的日常保管落实到具体岗位和人员,日常管理人员应保证:所管档案摆放整齐、有序、全面完整防止档案损毁及灭失;
负责所管档案的日常出借手续的办理、到期编制移交清册、向档案室移交。
以上财务资料应按要求整理立卷、装订成册,编制会计档案保管清册。当年的会计档案年度终了后由会计机构保管一年。一年后编制移交清册,移交本单位档案机构统一保管。
他单位或部门复印、查阅、带出会计档案的,应其经会计机构负责人批准、档案管理人员同意。
保管期限届满,由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,单位负责人和财务负责人在会计档案销毁清册上签署意见后销毁。
 
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